木原伸雄のちょっとと～く

会社の会議に出ることは遠慮しているが、どんなことが決められているか大いに気に掛かる。それだけに議事録が頼りになる。記録係が変わって内容に無駄がなく、しかも各々の発言について忠実に記録している。それだけに会社の動きが手に取るように伝わって嬉しい。その分、欠陥もよく分かる。記録者の「要約力」のおかげで正しいチェックがしやすい。

とかく会議と言うものは「雑談」に終り勝ち。会して議せず、議して決せず、決して行なわず、行なって確かめず、などと揶揄されている。喧々諤々議論したように見えても、結果として雑談に終わっていることが多い。真面目に議論していても、上司の思いつき発言ですべてを棒に振ることがある。権限を持っているものの不規則発言は、やる気を喪失させる。

理想的な会議にはいくつかの条件がある。形骸化させないためにも原則には忠実でありたいものだ。①明確な進行表があるか。事前に議題を明確にし、参加者が共有する。意思決定をし、具体策を決めるところまでプログラム化する。②万全な事前準備。議題を理解した上で各自が準備する。それぞれが参画意識を持つ。③本当に会議に必要な人だけが参加する。

④明確な担当役割を決める。3役割(進行、板書き、記録)、進行はタイムキーパーを兼ねる。板書きは考えを整理するのに必要。⑤時間どおりの進行。定刻終了は必須。⑥報告だけの会議はしない。他の方法で可能なものは他の方法を取る。⑦育成の場として活用。社員の力をどう発揮させるか。活発に発言し、自主的に考え、動く環境作りが大切である。

顔を合わせ、言葉を交わしながら合意に至る会議は欠かせない。よい会議にするためには、社長またはトップは求められたときだけ発言する。よい会議の条件の一つである。