木原伸雄のちょっとと～く

苦手意識を捨てる

文章を書くのが苦手だと思う人は多い。小説などと違い文才など求められていないのがビジネス文書である。ビジネスで用いられる文書で伝えるのは、「文章そのものの魅力」ではなく「読む人の役に立つ内容」を分かりやすく伝えればいい。それで十分なのだ。見積書は計算表を口頭で説明しているが、これに分かりやすい文章をつけたらスムースに進むのでは…

私もリフォームの営業を長くしてきたが、文章を付けたことはなく大抵口先だけで済ませていた。いま考えれば随分不親切な行為だったと反省している。丁寧に文書を付けて説明すれば、聞き落としていたところも容易に思い出せるのではないか。家族に話すにしても伝えやすい。何度も同じ説明をするよりも合理的で早い。思いが伝わりやすい。決定が早い。

「文章が苦手。書いている時間が辛い」「最初の一行を書きだすまでに時間がかかる」「文章がうまく伝わらない」「レポートは文字が埋まらなくて苦痛だ」などと愚痴ってはいないか。まず頭に浮かべるべきは、「読者」と「目的」。誰に読んでもらうか、その文章が達成すべき「真の目的」は何か。何よりも「独自の事実」、「エピソード」、「数字」。それを集める。

見積書に付ける場合は、「設計の意図」、「あなたのプラスになることの列記」、「分かりやすい計算式と数字」。ここまで出来てにっこりすれば大抵決まりだ。相手の疑問を落としてはならない。文章は相手に分かりやすく書く。難しい漢字も不要だ。但し文書を書く練習は要る。会議の企画書も口先だけではなく、誰にでも理解できるような分かりやすい文書で披露。