木原伸雄のちょっとと～く

言語的コミュニケーション

言語的コミュニケーションが伝える情報は全体の7％だと言われるが、友達同士の会話ならともかくビジネスでは許されない。電話、メールなど、言語的コミュニケーションに頼る割合が多いので、それではミスの多発で仕事にはならない。まず伝える側がどうすればよく伝わるかを承知しておく必要がある。ミスが多いのは一度に多くを伝えようとするからだ。

自分では工夫している積りでも重要なことが伝わらなかったり、内容が盛りだくさん過ぎて相手の理解の範囲を超えていることがある。その時は「その時に一番伝えたいこと」を一つだけ話すことにする。もちろん話し方の順序も大切だから、状況や理由は相手が「伝えたいこと」を受け取った後追加すれば理解しやすい。注意事項などが先に立つと理解に苦しむ。

あれもこれも伝えたい思いを抑えるのは少々努力が必要だが、いくら欲張っても何も伝わらなかったら意味がない。「短くまとめる」「リズムよく」「具体的に」を意識する。「短い」ということの利点は分かりやすいこと。一番伝えたいことを一言で伝える言葉を選んでいるとポイントが絞られてくる。話は極力具体的であること、具体的な数字を心掛けること。

部下に指示する時は「出来るだけ早く」ではなく、「明日の何時までに」と具体的な数字を付加すると理解しやすい。指示を終えた後、相手の表情を良く観察する。「曖昧な表情」をしていると、まだ話は終わっていない。再確認することが必要である。表情をチェックする習慣を付けておくと、割合と伝わりやすい。「指示をしっかり受け止め理解した表情」を知る。