木原伸雄のちょっとと～く

仕事が早い人と遅い人がいるが、その違いは何であろうかと考える。段取り8分といわれるが、まさにその通りだ。段取りがうまく行けばスムースにことが運ぶ。「もっと段取りを良くするように」と上司が注意する。「はい、これからは段取りをよくするように心掛けます」。ところが一向に段取りはよくならないし、仕事も早くならない。何一つ変わらない。

誰にでも出来る仕事を与えられても単数なら何とかなるが、複数にもなるとすぐ行き詰る。出来ている仕事も出来なくなる。そのうちマンネリになっていつの間にか仕事が消滅する。また一からスタートする。同じことを繰り返す。上司も部下もいい加減いやになる。やがて手抜きが当り前になる。ますます上司と部下のコミュケーションは悪くなる。

こんな例はいっぱいある。段取りとは何か。上司は経験で理解しているが、部下に細かく噛み砕いて説明する技術を持っているか。それがあれば段取りなどは理論的に理解し、経験を積めば簡単に身につけられる。段取りが超具体的に理解されていなければ、学習効果は挙げられない。仕事のスピードはそれだけで利益と価値を生む。時間は最大の経費である。

複数の仕事をこなすには何よりも優先順位がものをいう。もう一つ終了時間を決める。優先順位を決めて段取りし、終りの時間を決めれば大抵の仕事はスピードアップし、上司に叱られなくて済む。最初は本人の能力よりも、上司の伝え方の技術が優先する。ここで躓くとスピードアップは夢のような話になる。ダメな部下を責めるより己の至らなさを自戒する。

業務改善の重要な要点の一つに上司と部下の関係改善が上げられる。システムの改善と同時進行が望ましい。いずれにしても、すべて人間が関わることだから外してはならない。